Olalla Jiménez: “Para dedicarte a la organización de eventos, hay que aunar pasión y formación”

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Olalla Jiménez, directora del Grado y del Máster en Protocolo y Organización de Eventos de la UCJC

Empresaria, profesora por vocación y directora académica del Grado y del Máster en Protocolo y Organización Eventos de la UCJC desde verano de 2016, Olalla Jiménez nos cuenta el giro inesperado que le cambió la vida desde que comenzó a trabajar en algo que no tenía nada que ver con el mundo Jurídico – Empresarial para el que se especializó en el CEU mientras cursaba su licenciatura en Derecho.

Pregunta: ¿Has estudiado el Grado Oficial de Protocolo y Eventos? ¿Dedicarte a esto fue vocacional?
Respuesta: Ojalá hubiera tenido la oportunidad de estudiar un grado como este. Cuando empecé la Universidad, no existía ninguna titulación así en la oferta académica. De hecho, la primera Universidad española en ofrecer estudios en esta área fue la nuestra, la Camilo José Cela, en 2010.

En mi caso, me formé estudiando la titulación de Derecho con la especialidad Jurídico- Empresarial en CEU, en la que me licencié. Sin embargo, enseguida, me di cuenta de que mi pasión era crear eventos, así que empecé a trabajar en ello y a formarme especializándome con un Máster en Dirección de Protocolo con título propio, pero no oficial. Creo que este mundo al que nos dedicamos es especialmente bonito, pero, para dedicarte a él, necesitas aunar pasión y formación. Si no, es muy difícil sobrellevar su ritmo.

Olalla Jiménez, directora del grado y del máster desde 2016 y profesora de Producción de Eventos y de Producción de grandes eventos desde 2011, nos cuenta el giro inesperado que le cambió la vida desde que terminó sus estudios y comenzó a trabajar en algo que no tenía nada que ver con lo que inicialmente tenía pensado.
Olalla Jiménez, directora del grado y del máster desde 2016 y profesora de Producción de Eventos y de Producción de grandes eventos desde 2011, nos cuenta el giro inesperado que le cambió la vida desde que terminó sus estudios y comenzó a trabajar en algo que no tenía nada que ver con lo que inicialmente tenía pensado.

P: Pero, ¿por qué este cambio?, ¿qué te llevó a dedicarte al sector de protocolo y eventos?
R: Durante un viaje de trabajo a Sevilla, tuve que ayudar con la preparación de la convención de la empresa; se organizaba en Isla Mágica, y tuve que desarrollar tareas muy diversas, desde colocar regalos en las habitaciones de los asistentes hasta ayudar en las tareas del team building. Y fue en ese momento cuando sucedió algo mágico; algo nuevo estaba naciendo en mí, un mundo lleno de posibilidades y creatividad que me enganchó desde el primer momento. Como anécdota, decir que mis padres no encajaron tan bien aquella noticia, aquel cambio inesperado de profesión, pero que, en el fondo, siempre había estado latente en mí. Ellos no entendían que tuviese que ser yo la encargada de distribuir los regalos. Ahora lo pienso y se me escapa una sonrisa. ¡Cuánto se aprende de esas tareas! Estas y otras experiencias más o menos rocambolescas son las que configuran nuestro ADN, nuestra capacidad de reacción y nuestra creatividad; y es lo que intento transmitir a mis alumnos que, en los eventos, hay que estar para todo, porque siempre puede surgir algo inesperado que haya que resolver con imaginación, y que no se puede menospreciar ninguna tarea pues todas aportan y ayudan a crecer y a hacer equipo. Y ese equipo es básico en nuestra profesión.

«las experiencias son las que configuran nuestro ADN, nuestra capacidad de reacción y nuestra creatividad»

Veinte años después, sigo organizando eventos con la misma ilusión y encontrando inspiración allá dónde miro; el mejor campo de pruebas es, sin duda, la vida diaria. Mirar alrededor es la mejor fuente de inspiración. Esta es una profesión en la que hay que tener los sentidos muy alerta y ser  muy receptivos. Hay que estar permanentemente vivos.

P: ¿Qué es lo que más te gusta en los eventos: el protocolo o la organización?
R: Me apasiona la producción, entender realmente las tripas de un evento y sacarlo adelante diseñando la mejor puesta en escena posible. Creamos emociones en quienes acuden a los eventos; estamos construyendo recuerdos, y eso no se puede olvidar. Me entusiasma, por ejemplo, la parte creativa, el diseño, el cómo nos enfrentamos a ese folio en blanco, cómo vamos construyendo toda esa puesta en escena de principio a fin para lograr un resultado impecable. Pero además considero que el protocolo está íntimamente ligado a la organización de eventos, y no hay uno sin otro. Es imprescindible conocerlo, por ejemplo cuando tenemos que tratar con autoridades. El protocolo es riguroso, sistemático y muy útil; funciona con un real decreto y tiene diferentes normativas que hay que conocer para poder aplicar sin errores. Controlar el protocolo y saber cómo actuar da mucha confianza cuando nos enfrentamos a determinadas situaciones.

«al hacer eventos, estamos construyendo recuerdos, y eso no lo podemos olvidar»

P: ¿Podrías seguir ejerciendo como abogada?
R: No. Hace mucho que decidí dar ese gran paso con valentía, y no hay ningún día que me arrepienta de ello. Me encanta la creatividad y la adrenalina que te llena cuando preparas un nuevo proyecto. Sin embargo, sigo en contacto con el sector jurista. De hecho, soy miembro de una nueva asociación que se llama Women in a legal world  y, además, desde mi empresa, desarrollamos numerosos eventos para el sector.

P: ¿Cuál ha sido la anécdota más graciosa que has vivido en un evento?
R: Hace unos años, celebramos un evento en Lisboa para una conocida compañía. Mi compañera no revisó la planimetría y contrató todo el auditorio. ¡Venían 300 invitados, pero el auditorio era para 500! Las localizaciones hay que ajustarlas a los invitados, pero otra cualidad, también muy importante, es saber encajar cualquier problema con una sonrisa y buscar soluciones eficaces bajo presión. Siempre va a haber incidencias, pero lo importante es que el cliente no las perciba y saber resolverlas. En nuestro caso, y como nos sobraba espacio, tiramos de creatividad y convertimos, lo que parecía un problema en una oportunidad; buscamos tiendas que vendieran globos de helio para colocarlos en las plazas vacías y que formaran parte de la escenografía. Estuvimos toda la noche inflando globos y atándolos a la sillas. El efecto fue muy impactante, y la estética del evento ganó mucho. ¡Hasta los invitados interactuaron con ellos… tanto que algunos acabaron explotándolos!

«Una cualidad muy importante para organizar eventos es saber encajar cualquier problema con una sonrisa y buscar soluciones eficaces bajo presión»

P: ¿Cómo gestionas el estrés de este trabajo?
R: A lidiar con el estrés se aprende con experiencia, confiando, delegando en tu equipo, contando con buenos proveedores que sean muy profesionales, y relativizando: de todo se sale, y es algo que hay que aprender cuanto antes. He tenido ejecutivos a mi cargo que estaban con ansiolíticos y les he tenido que invitar a irse, pero creo que les estaba haciendo un favor.

P: ¿Consideras que tener la cabeza bien estructurada ayuda a compaginar bien tu trabajo en la universidad con la organización de eventos desde tu empresa porque tienes la cabeza bien estructurada?
R: Sí. De hecho, creo que la estructura mental es clave para un buen planificador de eventos, además de saber delegar y ver donde otros no ven. La pasión, la ilusión y amar lo que te gusta te hace seguir adelante.

P: ¿Consideras que esta carrera tiene alguna dificultad a destacar?

R: Dificultad como tal ninguna si tienes ganas para seguir formándote. Exige esfuerzos; por ejemplo, hoy hay que saber hablar muy bien inglés porque te va a tocar hacer eventos en España y fuera de nuestras fronteras, estar al tanto de todas y cada una de las tendencias que salgan sobre gastronomía, espacios, moda, regalos, audiovisuales, tecnología… y ello conlleva voluntad y sacrificio, y saber que le estás robando mucho tiempo a la familia y amigos. Es algo que, con dedicación, se consigue. Pero insisto, no tiene dificultades, tiene retos. Es una profesión que está íntimamente ligada con la actitud, con tener curiosidad y ser creativo.

P: ¿Qué es lo más gratificante que has sentido durante el ejercicio de esta profesión? ¿De qué te sientes más orgullosa?

R: La verdad es que he sentido en muchas ocasiones esa sensación de orgullo. Es una mezcla de felicidad y satisfacción por los logros alcanzados; es muy especial ver un proyecto rematado, verle cobrar vida delante de tus ojos cuando hacía unas semanas lo dibujábamos en una hoja en blanco. Es algo indescriptible.

P: ¿Cuál es el evento que dirías me ha marcado la vida, el que más te ha gustado, el que más ha significado para ti?

R: He tenido experiencias memorables que recuerdo con mucho cariño. Por ejemplo, en 2008, hicimos una convención con 600 directivos de Mercedes-Benz en Valencia, porque habían batido un récord de ventas en vehículos industriales. Fue una pasada. Nos dieron el galardón oro de Eventoplus, la página web de referencia del sector.

Recuerdo el evento de inauguración para 5.000 personas de la Regata Breitling Medcup en Alicante, que tuvo una gran repercusión y que se emitió en Mediaset; varias anual meetings que organizamos para Ferrovial Agroman o la Cumbre Internacional Europa- China de Seguridad Aérea celebrada durante tres días en Madrid que organizamos para AESA. Esta última la celebramos en diferentes emplazamientos como el Palacio de Zurbano, los hoteles Novotel y Orfila, y la Real Academia de Bellas Artes de San Fernando. Fue muy trascendente tanto por lo que se vio como por lo que no como los acuerdos a puerta cerrada. En ella, desarrollamos desde el cóctel de cierre, la cena VIP, o la visita privada a la Real Academia hasta todos los materiales que eran cuidados hasta el más mínimo detalle, contando con impresiones en inglés y chino.

También, en 2015 hicimos la producción y organización del evento que celebraba la apertura de la planta petroquímica de CEPSA en Shanghái con autoridades españolas y chinas. Fueron 20 horas diarias de trabajo por la diferencia horaria para coordinar todo desde Madrid y diez días antes del evento un equipo viajó a China para supervisar que todo saliese perfecto.

«es muy especial ver un proyecto rematado, verle cobrar vida cuando hacía unas semanas lo dibujábamos en una hoja en blanco. Es algo indescriptible.»

P: ¿Cómo comenzaste a formar parte de la Universidad Camilo José Cela?
R: Al anterior director le gustó cómo trabajaba y me ofrecieron dar masterclass los viernes por la tarde en el Máster que impartía el centro que él dirigía hace años. Cuando se incorporó a la UCJC, nos ofreció a Paz Fernández, Alfredo Rodríguez y a mí dar clase en la universidad y, así, paso a paso, durante todos estos años, he ido creciendo y formando a nuevos profesionales de los que estoy muy orgullosa. Me ilusiona mucho encontrar a ex-alumnos compitiendo por una cuenta, o siendo un potencial cliente.

P: Última pregunta, ¿por qué crees que se oficializó el Grado?

R: Creo que la profesionalización del sector es imprescindible y, para ello, hay que formarse; por lo tanto la oficialización del Grado es un gran paso que tenemos que celebrar todos los implicados en este mercado. Debemos tener en cuenta que esta industria factura millones de euros al año. Es un área que forma parte del PIB del país en un alto porcentaje y toca todos los sectores. Los eventos son una potente herramienta de comunicación, en constante evolución, y en nuestro grado ofrecemos una visión realista y vanguardista de la profesión.

De hecho, estamos permanentemente buscando nuevas prácticas; ponentes, talleres y visitas que completen la formación del alumnado; el año pasado investigamos y desarrollamos una modificación del grado que fue aprobada por el Ministerio de Educación y que estamos ya implantando. El objetivo es que nuestros estudios estén lo más cerca posible de la realidad del sector para que, cuando nuestros alumnos salgan al mercado laboral, lo hagan lo más preparados posible y con una formación práctica de calidad.

En lo personal, para mí, está siendo un viaje lleno de aprendizajes, en el que aporto toda mi experiencia a la formación de nuevos profesionales. Ver crecer a mis alumnos en confianza y conocimientos hace que siga resultando emocionante aplicar el know-how, adquirido durante todos estos años, a la savia nueva del sector.

«Los eventos son una potente herramienta de comunicación, en constante evolución, y en nuestro grado ofrecemos una visión realista y vanguardista de la profesión»

Carmen Sierra y Lara Jiménez.
Alumnas de primero del Grado de Protocolo y Organización de Eventos en la UCJC.

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