La COVID-19 revoluciona los eventos

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Ser hombre significa ser capaz de adaptarse y eso lo estamos viendo más que nunca hoy en día, en especial en el mundo de los eventos, ya que se han dado gran número de imprevistos por la COVID-19. Debido a esto se ha creado la nueva era “mixta” donde los eventos han pasado a ser virtuales y presenciales.

Todo lo que se destinaba a los eventos disminuyó en un 43% a lo que también se le sumó la aparición de los eventos online que hizo también que parte de ese presupuesto se destinase a otros sectores. Todos los eventos que estaban programados para 2020 fueron cancelados y los que se pudieron llevar a cabo a partir de abril del mismo año fueron online, lo que significa que no tuvieron costes y que se hacían desde la propia sede.

La manera de adaptarse ha sido mediante unos corporativos que han asumido el control y han tenido la iniciativa creando el concepto “event manager” que ha tomado el liderazgo de la comunicación en vivo, es decir, de los eventos virtuales. La mitad de los eventos han sido organizados por ellos y el 22% en colaboración con otro departamento, generalmente digital.

Se estima que sólo un 35% de las agencias van a tener la misma plantilla, o incluso mayor que antes de la pandemia, y el 17% de ellas van a reducirla en un 40% comparado con los inicios de 2020. Pero a pesar de estas cifras, es importante tener en cuenta que muy pocas empresas se han visto en la obligación de cerrar. Es cierto que ha habido ERTES y ERES pero gracias a ello, se ha evitado la quiebra de muchas empresas.

 

A lo largo de este tiempo ha surgido una seria pregunta nunca planteada, ¿funciona lo virtual?

Bien, estamos viendo que los eventos online están siendo útiles a la hora de lanzar un comunicado o transmitir un mensaje, además permite generar contenidos y eso hace que podamos sacarle provecho a su potencial. Entonces, queda claro que en el aspecto de comunicar y transmitir información sí funcionan, pero en el sentido emocional no. Los sentimientos que se crean al acudir a un evento presencial, ya sean en forma de risas, llanto, adrenalina, o la sensación de colectivo y grupo y la interactividad propiamente dicha, desaparece; es únicamente el individuo frente a una pantalla.

Antes de la pandemia, la mayor parte de los presupuestos recaía en los proveedores, mientras que ahora, con los eventos virtuales, las agencias han salido beneficiadas: los costes externos se destinan ahora a soluciones tecnológicas potentes. Las agencias hasta ahora han vivido de las comisiones de los proveedores y ahora podrían pasar a ser una industria de honorarios.

Las estadísticas nos muestran por un lado que la mayor parte de agencias están realizando eventos y la otra gran parte dice que no celebrará apenas ninguno. En cambio, las empresas creen que empezarán a resurgir pasado verano y afirman no saber exactamente lo qué pasará, pero que prefieren ir viéndolo sobre la marcha.

En marzo de 2021, solo el 20% de las empresas aseguraban tener un presupuesto cerrado para todo el año. Los eventos volverán poco a poco, y se estima qué los lanzamientos de productos tienen mayor posibilidad, siendo los viajes de incentivo los últimos qué se esperan recuperar.

 

La vuelta postcovid se hará acompañada de novedades como el énfasis en la digitalización, la creación de contenidos, los datos y el CRM o el marketing relacional, aumentando la cautela en contratos pero sin afectar prácticamente la fidelidad con sus agencias de eventos. La tecnología avanza rápido en el mundo de los eventos para quedarse, y complementar el formato presencial.

Un  impulsor de esta digitalización es Evento Plus, que analiza el futuro del Event manager en colaboración con EMA. El event manager ha liderado la comunicación digital en muchas empresas y hoy domina varios formatos de comunicación presencial y digital.

Durante estos últimos meses, los eventos han decidido tomar ciertas medidas contra la COVID 19 para que se puedan seguir celebrando como antes.  Los eventos actuales ofrecen todas las medidas de seguridad; generalmente un pack de gel + mascarilla, y respetar ciertas normas como la distancia de seguridad además de que el catering debe ser individual. 

En las jornadas Driving Experience de Volkswagen  se realizaron test PCR rápidos de antígenos una hora antes del evento para saber si los invitados o trabajadores podían acceder al recinto.  

Más tecnología también supone eventos presenciales con recursos tecnológicos anti-COVID, como por ejemplo el QR.  Los eventos digitales tienen una ventaja de generación de datos y, por tanto, de conocimiento del target, de forma individualizada. De hecho, para algunas agencias como SOMOS EDT la personalización basada en data es el rumbo que debe tomar el sector de eventos en 2021.  

El encuentro anual posventa que se transforma en cinco «late night espectáculos» durante 2021 de la mano de Unit Elements ha permitido un alcance para SEAT enorme. Demostrando que ha habido muchos más asistentes registrados qué en la edición física.

El evento multisede, al igual que back to back, son formatos que han cobrado una nueva dimensión. La combinación de evento presencial pequeño + multiplicación de audiencia por streaming + pequeños eventos multisede (que permiten garantizar la seguridad sanitaria al mismo tiempo que la presencialidad) es una suma para empresas con objetivos muy concretos. 

La edición 2020 del Congreso de la Salud Bucal de SEPA, Sociedad Española de Periodoncia,  y su Fundación se ha reinventado, convirtiéndose en más de 3 meses de formación combinando parte presencial y virtual y proponiendo multiplicidad de actividades, además de la realización de ExpoPerio, una feria virtual donde empresas del sector dental han podido compartir sus innovaciones.                                           

Cada vez más las marcas sienten la necesidad de posicionarse sobre temas sociales importantes. En los eventos van a haber más compromisos sociales como respuesta de RSC hacia la sociedad, sobre todo por la pandemia. 

 

En definitiva, el sector está evolucionando y adaptándose a los cambios debidos a la COVID-19.

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Disfruto cuidando a niños en mi tiempo libre,así como viajando a cualquier sitio con tal de conocer otras culturas que me enriquezcan a todos los niveles. Soy una persona a la que le gusta mucho estar en entornos donde haya naturaleza, y siempre doy paseos por el campo o incluso estudio ahí. Me considero una persona respetuosa y normalmente me rodeo de gente que también lo sea. Solo se está manera soy capaz de dar lo mejor de mi. Trabajo fácilmente en grupo ya que siempre acepto nuevas propuestas.

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